Como Organizar Documentos e quanto tempo guardar Recibos de Contas

Todos nós temos documentos e, quando não os organizamos, corremos o risco não só de perdê-los e estragá-los, mas também de nunca encontrá-los quando mais precisamos deles. Veja os documentos que você deve guardar a sete chaves, com muito cuidado:

• Escrituras
• Certidão de casamento
• Certidão de nascimento
• Certidão de óbito
• Apólice e cartão do seguro do carro
• Registro e títulos do carro
• Cópia da carteira de motorista
• Certificado de reservista
• Cartões do INSS
• Passaportes
• Documentos legais de todos os tipos (divórcios, por exemplo)

Esses documentos podem ser guardados em uma caixa ou pasta rotulada como “documentos importantes”, ou mesmo em um arquivos de pastas suspensas ou em um cofre (se você tiver). O importante é que esses documentos devem ser guardados de forma diferente de todos os outros, de modo que você sempre saiba com absoluta certeza onde todos estão, e que estão seguros.
Se você tiver um control journal (fichário de gerenciamento da casa e da família), pode guardar também as seguintes informações importantes:

• Números de contas bancárias e senhas
• Endereços de e-mail e senhas
• Logins de sites e senhas
• Registros de investimentos
• Lista de endereço e telefone de parentes, amigos e outros úteis no geral
• Senhas de cartões de crédito e débito, com telefones para emergências
• Registros de impostos
• Inventários dos bens domésticos

Muitas pessoas também ficam com dúvidas com relação ao tempo que precisam guardar cada documento.
1 mês

• Recibos do cartão de crédito
• Recibos de pequenas compras
• Comprovantes de depósitos bancários

1 ano

• Canhotos do talão de cheques
• Extratos bancários
• Extratos dos cartões de crédito
• Extratos de investimentos
• Propostas, apólices e declarações de pagamento de seguros devem ser guardadas por um ano depois do término do serviço

5 anos

• Contas de água, telefone, luz e outros serviços essenciais
• Recibos de pagamento de convênio médico
• Mensalidade escolar
• Pagamento de cursos livres
• Comprovantes de pagamento de cartões de crédito
• Comprovantes de pagamento de aluguel (devem ser guardados enquanto você estiver no imóvel e durante mais cinco anos depois que sair)
• Recibos de diárias de hotéis

10 anos

• Contas de condomínio (devem ser guardadas por todo o tempo em que você morar no imóvel e, depois que sair, durante mais 10 anos)

Para sempre

• Declarações do imposto de renda
• Registros de imóveis
• Testamento
• Hollerites
• Carnê do INSS

Outros

• Documentos de consórcios (devem ser guardados até acabarem as transações)
• Notas fiscais de compra de produtos (guardar durante a vida útil do produto)
• Certificados de garantia (idem ao item acima)
• Contratos (devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito)

Certamente, você pode ter documentos e comprovantes que não estão nesta lista e não sabe o que fazer com eles. Por isso é importante conversar com um contador, pois cada caso é um caso, especialmente para quem tem firma aberta ou outras necessidades mais específicas.
Existem diversas maneiras de organizar essa papelada. A forma mais comum é utilizar um arquivo de pastas suspensas por categorias. Você também pode preferir arquivar por anos (as contas) ou guardar em pastas separadas por categorias também. Não importa como você irá organizá-los, desde que respeite os prazos e os mantenha com você e sabendo onde estão.
Muitas pessoas sugerem a digitalização de alguns documentos e comprovantes, a fim de reduzir espaço. Minha opinião sobre isso é a seguinte: alguns papéis precisam necessariamente ser físicos (certidões, por exemplo), então eu acho mais organizado guardar tudo junto que ter metade em papel e metade no computador. Fora que, em papel, o risco de perder é menor. Logo, eu não recomendo.